Tình huống:
Bạn là nhân viên phòng sourcing ngành giày, dép. Bạn có một file master data trên Excel chứa Item code và Item description của công ty bạn. Bạn muốn đối chiếu danh sách này với một "núi" tài liệu dạng hard-copy (là các catalogue, profile, bản thông số kỹ thuật...). Các nhà cung cấp của bạn kinh doanh theo phương thức truyền thống, họ chỉ có bản hard-copy như đã đề cập. Bạn có muốn họ "số hoá" thì họ cũng viện lý do để từ chối.
Vậy là trung bình một năm bạn có 2 mùa (xuân-hè và thu-đông) phải nhập liệu manual, quả nhiên là cực kỳ nhàm chán và tốn thời gian (biết rằng lượng hard-copy lên đến hàng nghìn trang ).
Giải pháp:
Bạn nghĩ ngay đến OCR vì tài liệu không phải là PDF nguyên bản, nó là file scanned hoặc là ảnh chụp. Logic sẽ là dùng OCR đọc file, lưu nội dung đọc được ở dạng json (để có cấu trúc), mapping cấu trúc này với file master data (Excel) từ đó lưu trữ thông tin kiểm duyệt. Quy trình phải hoàn toàn tự động, khi có file PDF mới bạn kích hoạt tiến trình scan => record.
Sẽ có rất nhiều giải pháp để bạn lựa chọn, tuy nhiên mình đề xuất là dùng PAD (Power Automate Desktop) để điều khiển tiến trình scan OCR (bằng cách viết code và download thư viện OCR về cài đặt offline), mở file Excel và nhập liệu cũng như xuất file json. Giải pháp này vừa tiết kiệm chi phí (không dùng AI token/API để vận hành) lại vừa đơn giản (chỉ cần có file code và một workflow trên PAD).
Với "vibe coding" bạn hoàn toàn có thể tự mình tạo file script (để chạy OCR) và code PAD để tạo workflow.