Giả sử nhóm bạn sắp có người mới và bạn muốn làm một trang chào mừng để người mới tự tìm hiểu trong tuần đầu, thay vì phải hỏi rải rác qua chat. Trang này chỉ cần trả lời ba câu hỏi: nhóm này làm gì, tuần đầu cần gặp ai và làm gì, tài liệu nào nên đọc trước.
Bước 1: Chốt mục đích trước khi làm trang
Viết ra một câu mục đích, ví dụ: sau khi đọc xong trang này, người mới biết lịch tuần đầu và biết tìm tài liệu ở đâu. Nếu một nội dung không giúp trả lời câu đó, hãy để nó sang trang khác. Cách này giúp trang ngắn gọn và dễ giữ cập nhật về sau.
Bước 2: Chuẩn bị nội dung theo khối, đừng viết thành một bài dài
Chia nội dung thành các khối nhỏ, mỗi khối một nhiệm vụ:
Lời chào ngắn: nhóm làm gì, tinh thần làm việc ra sao, chỉ hai đến ba câu.
Nhóm và vai trò: mỗi người một dòng gồm tên, vai trò và việc người mới nên hỏi người đó.
Tuần đầu tiên: ba mốc đơn giản, ví dụ ngày đầu làm quen và nhận tài khoản, giữa tuần gặp nhóm và xem quy trình, cuối tuần tổng kết và đặt câu hỏi.
Tài liệu bắt đầu: tối đa năm tài liệu quan trọng nhất, mỗi tài liệu ghi rõ đọc để làm gì.
Hỏi đáp và liên hệ: ba câu hỏi hay gặp nhất và một đầu mối liên hệ duy nhất.
Bước 3: Đặt tên và sắp xếp tài sản cho gọn
Trước khi đưa nội dung lên trang, hãy đặt tên tệp rõ ràng theo dạng ngày và chủ đề, ví dụ quy-trinh-tuan-dau, thay vì để tên chung chung. Ảnh và tài liệu đi kèm nên gom vào một chỗ, để khi cần thay ảnh hay sửa tài liệu, bạn không phải lục lại toàn bộ trang.
Bước 4: Kiểm tra bằng mắt người đọc mới
Đọc lại trang với vai trò người lần đầu vào nhóm và tự hỏi: tôi có biết mình cần làm gì hôm nay không, tôi có biết hỏi ai không, tôi có bấm được vào tài liệu không. Kiểm tra thêm trên điện thoại, vì nhiều người sẽ mở trang bằng điện thoại trong ngày đầu.
Checklist trước khi xuất bản
Tiêu đề nói rõ trang này dành cho ai và để làm gì.
Mỗi liên kết đều mở được và dẫn đúng tài liệu.
Mỗi ảnh đều có mô tả ngắn để người dùng trình đọc màn hình vẫn hiểu.
Quyền xem chỉ đúng nhóm cần đọc.
Có ghi ngày cập nhật gần nhất để người đọc biết thông tin còn mới hay không.
Sau khi xuất bản thì làm gì
Gửi liên kết cho người mới kèm một câu hướng dẫn ngắn, ví dụ hãy đọc phần tuần đầu trước buổi gặp nhóm. Sau tuần đầu, thu lại hai phản hồi: phần nào khó hiểu nhất và phần nào còn thiếu. Cập nhật ngay trên trang cũ thay vì tạo trang mới cho mỗi lần sửa nhỏ, để mọi người luôn chỉ cần nhớ một liên kết duy nhất.
Khi nào không nên dùng cách này
Nếu trang cần biểu mẫu phức tạp, dữ liệu cập nhật liên tục từ nhiều hệ thống, hoặc cần tự động gửi thông báo theo lịch, bạn nên tách phần đó sang công cụ chuyên cho biểu mẫu, báo cáo hay lịch làm việc, rồi chỉ để liên kết từ trang chào mừng sang đó. Trang chào mừng làm tốt nhất vai trò điểm bắt đầu, không phải nơi chứa mọi thứ.