Kho đầy ắp mà dây chuyền vẫn thiếu một hai mã hàng. Phòng kế hoạch thì nói đã đặt đủ, phòng bán hàng thì nói khách đang chờ. Nghe quen không? Tồn kho và thiếu hàng xảy ra cùng lúc hiếm khi là chuyện "dự báo kém" chung chung. Nó thường là dự báo sai ở một chỗ cụ thể, và chỗ đó cứ lặp lại mỗi kỳ.
Bốn chỗ dự báo hay sai nhất
1. Sai ở dữ liệu đầu vào: lịch sử bán hàng không phải là nhu cầu thật
Số bán trong quá khứ chỉ ghi lại những gì đã bán được, không ghi lại những gì khách đã muốn mua nhưng mình hết hàng. Lấy số bán làm nhu cầu, rồi cộng thêm một tỷ lệ tăng trưởng, là đã tự tay bóp méo nhu cầu thật ngay từ đầu. Khuyến mãi, xả hàng, đơn hàng đột biến của một khách lớn cũng vậy: chúng làm đường baseline nhấp nhô, và mô hình học theo cái nhấp nhô đó như thể nó là nhu cầu bình thường.
Cách kiểm tra nhanh: tách riêng doanh số khuyến mãi và đơn bất thường ra khỏi dữ liệu nền trước khi dự báo. Nếu không tách được, ít nhất hãy ghi chú rõ kỳ nào có khuyến mãi, để người đọc dự báo biết con số đó không nên đem ra so thẳng với kỳ thường.
2. Sai ở mức tổng hợp: đúng ở tổng, sai ở chi tiết
Dự báo ở mức tổng công ty có thể rất đẹp, nhưng hàng thì tồn và thiếu ở mức mã hàng, mức kho, mức khu vực. Chia con số tổng xuống dưới bằng tỷ lệ của năm ngoái là cách làm phổ biến và cũng là ổ sai phổ biến: tỷ lệ cũ không còn đúng khi cơ cấu khách hàng, kênh bán và danh mục đã đổi.
Quy tắc thực tế: dự báo ở mức mà quyết định được đưa ra. Đặt hàng theo mã và theo kho thì dự báo phải có ý nghĩa ở mức mã và kho đó, dù độ chính xác ở mức chi tiết thấp hơn mức tổng. Chấp nhận sai số lớn hơn ở mức chi tiết, nhưng đừng lấy độ chính xác ở mức tổng để tự tin thái quá.
3. Sai ở biến động: chỉ nhìn trung bình, quên mất độ lệch
Hai mã hàng có nhu cầu trung bình giống nhau nhưng độ biến động khác nhau thì tồn kho an toàn cần thiết hoàn toàn khác nhau. Tính safety stock từ nhu cầu trung bình và lead time trung bình, bỏ qua độ lệch của cả hai, là công thức chắc chắn cho thiếu hàng vào đúng những kỳ nhu cầu nhảy lên. Ngược lại, áp một mức phục vụ cao đồng đều cho mọi mã sẽ biến những mã ít quan trọng thành núi tồn kho.
Cần rà lại ba thứ: độ lệch chuẩn của nhu cầu và của lead time trong công thức safety stock, mức phục vụ theo nhóm ABC/XYZ thay vì một mức cho tất cả, và chu kỳ đặt hàng thực tế, vì đặt hàng thưa thì tồn kho phải gánh thêm cả nhu cầu của khoảng trống giữa hai lần đặt.
4. Sai ở vòng phản hồi: dự báo xong rồi để đó
Dự báo không có người đo sai số thì không bao giờ tốt lên được. Nhiều đội chỉ so dự báo với thực tế ở mức tổng, thấy lệch vài phần trăm thì yên tâm, trong khi ở mức mã hàng thì sai số lớn và lệch có hệ thống theo một hướng: lúc nào cũng dự báo cao cho nhóm này, thấp cho nhóm kia. Lệch có hệ thống là dấu hiệu của giả định sai, không phải của ngẫu nhiên.
Hãy đo sai số theo từng mã hoặc từng nhóm, theo dõi cả độ lớn lẫn chiều lệch, và chốt một con số chung giữa bán hàng, kế hoạch và mua hàng. Ba bên ba con số thì kho sẽ trả giá bằng cả tồn và thiếu cùng lúc.
Bắt đầu sửa từ đâu
| Việc cần làm | Vì sao nó quan trọng |
|---|---|
| Làm sạch dữ liệu nền | Tách khuyến mãi và đơn bất thường; ghi rõ nhu cầu bị mất do hết hàng nếu có dữ liệu. |
| Đo sai số theo mã/nhóm | Theo dõi cả MAPE và độ lệch có hướng, thay vì chỉ nhìn mức tổng. |
| Rà safety stock theo ABC/XYZ | Kiểm tra lại độ lệch của nhu cầu và lead time trong công thức. |
| Chốt một con số chung | Một con số dự báo cho cả ba bên, có lịch rà soát cố định mỗi kỳ. |
Bài liên quan trên diễn đàn
Thảo luận:
- Đội mình đang đo sai số dự báo ở mức nào, và lần gần nhất con số đó làm thay đổi một quyết định đặt hàng là khi nào?
- Nếu chỉ được sửa một chỗ trong quy trình dự báo hiện tại, anh chị sẽ sửa chỗ nào trước?