Một dự án có WBS rất đẹp, các gói việc chia nhỏ gọn gàng, vậy mà đến lúc báo cáo tiến độ thì không ai trả lời được câu hỏi đơn giản: gói này xong chưa? Người làm thì nói xong phần của mình, quản lý dự án thì thấy còn việc treo, khách hàng thì chưa nghiệm thu gì cả. Vấn đề là WBS chỉ trả lời "làm cái gì", còn "thế nào là xong" thì phải định nghĩa riêng.
Năm điều kiện để một gói việc được tính là xong
| Điều kiện | Hỏi lại trước khi tuyên bố xong |
|---|---|
| Sản phẩm bàn giao xác định | Phiên bản nào, tài liệu nào, hạng mục nào được bàn giao? Không gọi tên được thì không có gì để nghiệm thu. |
| Tiêu chí nghiệm thu đo được | Chạy được trong điều kiện nào, đạt chỉ số nào, ai xác nhận? "Chạy tốt" không phải tiêu chí. |
| Công việc phụ thuộc đã xong | Phần việc nó dựa vào còn dở dang không? Kiểm tra phụ thuộc trước, không phải sau. |
| Có bằng chứng | Biên bản nghiệm thu, kết quả kiểm thử, tài liệu bàn giao, xác nhận đào tạo đã có chưa? |
| Đã cập nhật tiến độ và chi phí | Giờ công, chi phí và phần việc còn lại đã được ghi nhận chưa? |
Cái bẫy "gần xong"
Gói việc ở trạng thái 90% trong nhiều tuần là dấu hiệu quen thuộc: phần chính đã làm, phần còn lại là kiểm thử, tài liệu, chỉnh sửa nhỏ. Những phần "nhỏ" đó chính là thứ làm gói việc không bao giờ xong. Cách tránh là đưa kiểm thử, tài liệu và bàn giao vào trong định nghĩa hoàn thành ngay từ đầu, chứ không coi chúng là việc phát sinh. Nếu một gói việc được định nghĩa là xong khi đã kiểm thử và bàn giao, thì không ai báo cáo 90% trong khi phần kiểm thử còn chưa bắt đầu.
Ví dụ cụ thể: gói "lắp đặt kho mới" chỉ xong khi thiết bị đã chạy thử có tải, nhân viên kho đã được đào tạo, hồ sơ bảo trì đã bàn giao, và quản lý kho đã ký nghiệm thu. Lắp xong kệ và máy mà chưa chạy thử thì mới là xong phần lắp đặt, chưa phải xong gói việc.
Thói quen nên có
Định nghĩa "xong" trước khi bắt đầu làm, và viết nó vào cùng một chỗ với WBS để ai cũng thấy. Khi bắt đầu một gói việc, cả đội đều biết đích đến trông như thế nào và ai là người xác nhận. Khi kết thúc, chỉ cần đối chiếu với định nghĩa đó, không cần tranh luận lại từ đầu.
Bài liên quan trên diễn đàn
Thảo luận:
- Đội anh chị có định nghĩa hoàn thành viết ra cho từng gói việc không, hay đang dựa vào cảm nhận của người làm?
- Có gói việc nào trong dự án gần đây "xong" rồi mà sau đó vẫn phải quay lại làm tiếp không, và nguyên nhân là gì?