Chọn nhà cung cấp theo giá thấp nhất thì dễ giải trình, nhưng giá trên báo giá không phải là chi phí thật mà doanh nghiệp phải trả. Một nhà cung cấp rẻ hơn 5% mà giao trễ hai lần, làm dây chuyền dừng một ca, thì tổng chi phí đã vượt xa phần tiết kiệm đó. Ba tiêu chí dưới đây không có trong bảng báo giá, nhưng lại là thứ quyết định xem hợp đồng đó có rẻ thật hay không.
Ba tiêu chí ngoài giá
1. Độ tin cậy giao hàng
Đúng hẹn quan trọng hơn nhanh. Một nhà cung cấp giao đúng ngày đã hứa, với độ lệch nhỏ và ổn định, giúp đội kế hoạch giảm tồn kho an toàn và giảm chữa cháy. Ngược lại, giao hàng thất thường buộc doanh nghiệp phải ôm tồn kho đệm cho mọi mã, và chi phí tồn kho đó hiếm khi được tính vào giá mua khi so sánh.
Cần hỏi: tỷ lệ giao đúng hẹn trong 12 tháng gần nhất là bao nhiêu, lead time thực tế lệch khỏi cam kết bao nhiêu ngày, và khi có sự cố thì họ thông báo sớm bao lâu. Một nhà cung cấp chủ động báo trễ trước một tuần đáng giá hơn một nhà cung cấp im lặng rồi giao trễ.
2. Năng lực chất lượng và kỹ thuật
Giá rẻ đi kèm tỷ lệ lỗi cao sẽ quay lại dưới dạng hàng trả, kiểm tra lại, làm lại và khiếu nại của khách hàng. Năng lực chất lượng thể hiện ở quy trình kiểm soát của họ, khả năng truy xuất khi có lỗi, và thái độ xử lý khi phát hiện vấn đề: họ sửa gốc rễ hay chỉ đổi lô hàng và chờ lần sau.
Cần xem: tỷ lệ lỗi, quy trình xử lý khiếu nại, chứng nhận và năng lực kỹ thuật liên quan trực tiếp đến mặt hàng mình mua. Với mặt hàng kỹ thuật, khả năng hỗ trợ kỹ thuật và cùng cải tiến sản phẩm còn đáng giá hơn một mức chiết khấu nhỏ.
3. Rủi ro và khả năng hợp tác
Nhà cung cấp là một mắt xích trong chuỗi của mình. Sức khỏe tài chính yếu, phụ thuộc vào một khách hàng lớn, hoặc đặt nhà máy ở vùng hay gián đoạn đều là rủi ro sẽ truyền sang mình vào lúc không ngờ nhất. Khả năng hợp tác cũng vậy: họ có sẵn sàng chia sẻ kế hoạch sản xuất, cảnh báo sớm khi nguyên liệu khan hiếm, và cùng ngồi lại khi thị trường biến động không?
Cần đánh giá: tình hình tài chính và mức độ phụ thuộc, kế hoạch dự phòng của họ, và mức độ minh bạch trong trao đổi thông tin. Một đối tác minh bạch khi khó khăn giúp mình chủ động xoay xở, một đối tác im lặng thì không.
Cách so sánh công bằng: đưa ba tiêu chí này vào bảng chấm điểm có trọng số, cùng với giá, và tính tổng chi phí sở hữu — giá mua cộng chi phí kiểm hàng, tồn kho đệm, hàng lỗi, giao trễ và công sức quản lý. Với nhà cung cấp mới, hãy bắt đầu bằng lô thử nhỏ và theo dõi đúng các chỉ số đã chấm, thay vì ký dài hạn ngay từ đầu dựa trên báo giá đẹp.
Thảo luận:
- Trong ba tiêu chí trên, tiêu chí nào đội anh chị từng bỏ qua và phải trả giá đắt nhất?
- Bảng chấm điểm nhà cung cấp của đội mình hiện có trọng số cho độ tin cậy và chất lượng chưa, hay giá vẫn đang quyết định gần như toàn bộ?